Avec la pandémie de COVID-19, la création d’événements est devenue très compliquée. Un tiers de la population mondiale s’est retrouvée confinée entre février et mai 2020, les organisateurs d’événements se sont retrouvés dans une situation où ils ne pouvaient pas faire leur travail et le marketing événementiel s’est effondré. Aujourd’hui, même si l’Europe lève progressivement ses mesures de confinement, il est probable que le secteur événementiel ne soit plus jamais le même qu’auparavant.

Les mesures d’hygiène et de distanciation sociale, ainsi que le travail à domicile, font désormais partie de notre quotidien, et ce sera probablement le cas pour un certain temps. Face à cette nouvelle réalité, il semble nécessaire de devoir adopter pleinement les événements digitaux. La question est de savoir comment organiser un tel événement ? Comment le mettre en place ? Comment en faire la promotion ? Comment créer une expérience de networking pour les participants ?

Afin de répondre à ces questions de la manière la plus efficace possible, Sortlist a décidé de collaborer avec OFCORES, une agence belge spécialisée dans la création d’événements et le marketing événementiel. Caroline Hundhausen, spécialiste de la communication chez OFCORES, a écrit une série de 3 articles concernant la numérisation des événements, pour vous donner toutes les bases nécessaires à votre projet.

Bonne lecture !

Table des matières

Introduction

Vous avez mis en place un événement virtuel ou hybride, vous avez identifié votre audience cible et déterminé la valeur ajoutée de votre événement pour votre public et votre entreprise. Il faut maintenant savoir comment promouvoir cet événement digital et atteindre votre objectif en termes de nombre de participants.

La bonne nouvelle, c’est que les techniques et les compétences utilisées pour promouvoir un événement physique peuvent aussi être utilisées pour promouvoir un événement digital. Qu’il soit physique ou digital, un événement a besoin d’une identité visuelle, d’un site Internet dédié, d’une landing page, d’un hashtag, de speakers, et d’un programme détaillé. Il est également nécessaire d’utiliser plusieurs canaux de communication : email, site web, réseaux sociaux, publicité, etc.

Cependant, il existe certaines nuances qu’il faut prendre en compte. Dans les lignes qui suivent, nous allons explorer 5 techniques qui vous permettront d’augmenter les chances de succès de votre événement digital.

Créer la marque de votre événement

La première chose à laquelle les participants susceptibles d’assister à votre événement seront confrontés sera l’identité visuelle de ce dernier. La marque constituera les fondations de votre événement digital. Ce genre d’événements ne peut pas se reposer sur un lieu ou sur un catering pour créer une atmosphère. En revanche, il est possible de faire preuve d’une réelle imagination et de créer des univers qu’il serait impossible de mettre en place avec des contraintes physiques ou budgétaires.

Précisément parce que la marque de votre événement a un rôle si important, vous devriez prendre le temps de bien définir son aspect visuel ainsi que son tone of voice. Pensez aux couleurs, aux typographies, et aux thèmes qui font sens par rapport à votre industrie, votre audience cible, et votre objectif.

Ces efforts que vous allez accorder au branding de votre événement seront perceptibles à travers les messages diffusés sur votre site Internet, vos réseaux sociaux, vos emails, etc.

charte graphique

Communiquer sur le format de l’événement

La façon dont vous communiquez sur votre événement aura un impact direct sur vos participants et leur décision d’y assister ou non. Et c’est encore plus vrai pour un évènement dématérialisé, compte tenu de toutes les distractions présentes sur le web, qui se battent pour obtenir l’attention de votre public. 

Le fait d’avoir une communication attractive, et surtout très claire sur le format que votre événement adoptera, augmentera vos chances d’avoir une audience importante le jour J.

Cette communication devrait prendre place sur votre site web, ainsi que dans vos emails et vos différents posts sur les réseaux sociaux. Faites en sorte que ce soit simple et attrayant, afin que les participants potentiels aient confiance en ce à quoi ils s’inscrivent et en la façon dont ils pourront participer. Il peut être difficile de convaincre quelqu’un de s’inscrire s’il ne sait pas à quoi s’attendre.

Pour encourager votre audience à s’inscrire, pensez à donner un avant-goût de l’expérience que votre événement pourra fournir. Cela peut se faire avec des vidéos ou des photos par exemple.

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WECOMEET
Paris, France
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Be BOLD
Strasbourg, France
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Dahive
Nantes, France
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Tapioka communication
Paris, France
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Imagine Communication
Paris, France
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Made in Social
Bordeaux, France
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Flying Saucer Studio
Paris, France
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Toutenpixel
Lille, France
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AGENCE LA FUSEE
Paris, France
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Paris, France
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DIGITAL TALENTS
Paris, France
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Dupont Lewis
Paris, France
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Digital Effervescence
Chambéry, France
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Wink Stratégies
Paris, France
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USTS Innovative Agency
Paris, France
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MaComAgency
Châtenay-Malabry, France
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Vaka – Agence Webmarketing
Avignon, France
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MG MOBILE
Paris, France
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Net Stratégie
Auch, France
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Sophie Candau Communication
Paris, France
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NOSYWEB DIGITAL
Paris, France
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Agence WEA
Mérignac, France
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Fibre-Digitale
Maisons-Laffitte, France
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Sweet Globe
Rixensart, Belgium
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Alpaga
Mons, Belgium
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HUGGGY
Ottignies-Louvain-la-Neuve, Belgium
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The Crew Communication
Ixelles, Belgium
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Capital Panache
Brussels, Belgium
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Sunset Events
Brussels, Belgium
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Blue Morpho Digital
Brussels, Belgium
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WowLab
Etterbeek, Belgium
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Cutesocial digital agency
Liège, Belgium
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Utiliser le format video

La video est le format marketing le plus efficace qui est à votre disposition. Non seulement la vidéo vous permet de transmettre rapidement un grand nombre d’informations de façon attractive, mais en plus, rare sont ceux qui n’aiment pas regarder du contenu en vidéo.

Les possibilités sont illimitées. Comme mentionné ci-dessus, réaliser une courte vidéo de preview qui montre rapidement votre événement peut motiver et pousser votre audience à s’inscrire et à suivre les prochaines informations que vous diffuserez. De plus, voici quelques idées que vous pouvez utiliser pour maintenir l’engouement autour de votre événement :

  • Réaliser des interviews avec vos speakers 
  • Présenter le programme et les éléments les plus importants
  • Présenter les fonctions principales de votre événement digital
  • Mettre en place des promotions (places à prix réduit, tickets early bird, tarifs de groupes, etc.)
  • Partager l’histoire de votre événement et enrober son objectif dans du storytelling
  • Appuyer sur les avantages de participer à votre événement

Nous vous recommandons de publier des vidéos de manière régulière, avec un certain rythme, afin de maintenir l’engouement que votre événement parviendra à générer.

tournage video

Inclure vos speakers et partenaires dans la promotion

Demandez à vos speakers, sponsors et partenaires de promouvoir votre événement. Au plus nombreux sont ceux qui parlent de ce dernier, au plus celui-ci aura de la visibilité. De plus, il est probable que vos parties prenantes qui participent à votre événement auront naturellement envie d’en parler et de montrer qu’elles auront un rôle à jouer. En général, leur demander cette faveur n’est pas très compliqué.

Cependant, faites en sorte qu’il soit facile de promouvoir votre événement. Pour cela, vous pouvez fournir l’ensemble des informations, des supports, et des messages qu’il est nécessaire de diffuser pour parler de votre événement de la bonne manière. Cela vous permettra de faciliter la tâche à vos speakers, vos sponsors et vos partenaires, en plus d’avoir une certaine consistence dans les messages qui seront diffusés autour de votre événement.

Par exemple, vous pouvez préparer des infographies, des vidéos, et des photos qu’ils auront juste à diffuser sur leurs réseaux sociaux. Vous pouvez également fournir le texte qui va avec, en précisant leur rôle lors de l’événement, ainsi que la date de celui-ci et les étapes à suivre pour pouvoir s’y inscrire.

De plus, vous pouvez également fournir un kit de promotion à tous les participants qui s’inscrivent, de façon à ce qu’ils puissent facilement en parler autour d’eux. Donnez leur accès à des posts tout préparés et encouragez les à passer le mot sur les réseaux sociaux.

Voici quelques exemples auxquels nous avons pensé : 

  • Une fois l’inscription complétée, faites en sorte d’afficher une page de remerciements qui contient plusieurs boutons de partage, pour que vos participants puissent montrer qu’ils se sont inscrits à votre événement.
  • Envoyez un email de confirmation à chaque participant inscrit, avec un call-to-action demandant de partager votre événement avec leurs collègues, leurs amis, et leur réseau. Vous pouvez même fournir le texte et les images à utiliser. 
  • Faites la promotion de votre hashtag et encouragez vos participants à l’utiliser dès qu’ils parlent de votre événement. 
  • Offrez des réductions ou d’autres avantages pour ceux qui parviennent à convaincre une certaine quantité de personnes de s’inscrire à leur tour.

Le bouche-à-oreilles est un formidable outil marketing. Il est considéré comme plus convaincant et plus authentique que la publicité, en plus d’être beaucoup moins cher que toute autre forme de marketing. 

enregistrement podcast

L’importance de la consistence

Vos stratégies de promotion devraient continuer jusqu’au début de votre événement et même pendant celui-ci. C’est particulièrement important afin de maintenir un bon taux d’engagement et faire en sorte que vos inscrits soient effectivement présents le jour J.

Vous pouvez par exemple :

  • Organiser un « giveaway » à la fin de votre événement
  • Utiliser des « countdown » jusqu’à ce que votre événement commence
  • Utiliser des vidéos
  • Partager du contenu régulièrement sur vos différents réseaux sociaux, en utilisant le hashtag dédié

Conclusion

Cet article s’est concentré sur les différentes stratégies marketing que votre entreprise peut utiliser pour promouvoir ses événements digitaux. Dans notre prochain article sur le sujet, nous partagerons comment créer une expérience de networking à distance, pour aider vos participants à développer de nouvelles relations professionnelles malgré l’absence d’événement physique.

En attendant, n’hésitez pas à contacter OFCORES pour savoir comment organiser un événement virtuel, hybride, en réalité virtuelle, ou autre. Nous vous aiderons à atteindre votre public avec des expériences qui ont un impact, et ce peu importe où se trouvent vos participants.