Avec la pandémie de COVID-19, la création d’événements est devenue très compliquée. Un tiers de la population mondiale s’est retrouvée confinée entre février et mai 2020, les organisateurs d’événements se sont retrouvés dans une situation où ils ne pouvaient pas faire leur travail et le marketing événementiel s’est effondré. Aujourd’hui, même si l’Europe lève progressivement ses mesures de confinement, il est probable que le secteur événementiel ne soit plus jamais le même qu’auparavant.

Les mesures d’hygiène et de distanciation sociale, ainsi que le travail à domicile, font désormais partie de notre quotidien, et ce sera probablement le cas pour un certain temps. Face à cette nouvelle réalité, il semble nécessaire de devoir adopter pleinement les événements digitaux. La question est de savoir comment organiser un tel événement ? Comment le mettre en place ? Comment en faire la promotion ? Comment créer une expérience de networking pour les participants?

Afin de répondre à ces questions de la manière la plus efficace possible, Sortlist a décidé de collaborer avec OFCORES, une agence belge spécialisée dans la création d’événements et le marketing événementiel. Caroline Hundhausen, spécialiste de la communication chez OFCORES, a écrit une série de 3 articles concernant la numérisation des événements, pour vous donner toutes les bases nécessaires à votre projet.

Bonne lecture!

Table des matières

Introduction

Les participants et les organisateurs affirment que l’un des principaux avantages de la participation à un événement B2B est la possibilité d’établir des contacts et des connexions en personne. C’est pourquoi une question que l’on entend souvent lorsque des organisations envisagent d’organiser un événement exclusivement digital est : ‘Comment pouvons-nous offrir des expériences de réseautage significatives aux participants en ligne ?’

Heureusement, de nombreux outils sont disponibles pour générer des interactions en ligne qui sont tout aussi engageantes et précieuses que les échanges en personne – il suffit de sortir des sentiers battus. Il s’agit généralement d’envisager des moyens plus modestes et plus originaux de réunir les gens en ligne, comme par exemple des happy hours virtuels à thèmes, la programmation de chats vidéo en tête-à-tête, des salles thématiques virtuelles, etc.

Voici quelques idées qui vous permettront de donner libre cours à votre créativité :

Salons virtuels ou sessions d’intérêt partagé

Essayez d’organiser une série de salons virtuels lors de votre prochain événement, avec des animateurs désignés dans chacun d’entre eux pour faire avancer les conversations. Les participants peuvent aller et venir de ces salles virtuelles pendant des blocs de temps spécifiques, et les animateurs peuvent être des conférenciers, des bénévoles, des sponsors ou autres.

Ces salles virtuelles peuvent être aussi petites ou aussi grandes que vous le souhaitez, nécessiter une inscription préalable ou prévoir une participation illimitée, être axées sur un sujet, sur une activité ou ne pas avoir de structure du tout.

Par exemple, il peut s’agir d’une salle d’happy hour où les participants peuvent discuter autour du cocktail maison de leur choix, ou d’une salle de bien-être avec méditation guidée ou yoga. Une salle de réseautage virtuel d’intérêt commun pourrait être gérée par un conférencier avec des conversations plus approfondies sur un sujet spécifique, ou par des exposants ou des sponsors qui peuvent organiser des jeux et fournir des démonstrations ou des cadeaux. En outre, une salle d’intérêt partagé pour ceux qui ont des fonctions similaires ou des intérêts communs présélectionnés peut également fonctionner correctement.

Système de copain de conférence ou de mentor

L’affectation d’un compagnon de conférence ou d’un mentor permet non seulement de soulager l’anxiété liée à la participation à des événements en personne, mais aussi de créer un réseau dans un environnement virtuel. Les copains désignés peuvent programmer une ou deux réunions vidéo pendant l’événement via votre plateforme d’événements virtuels, et vous pouvez offrir un petit kit de démarrage de sujet de conversation (facultatif) ou un jeu de brise-glace pour ces réunions.

En outre, des questionnaires préalables à l’événement ou des algorithmes d’application de conférence peuvent permettre de jumeler les copains selon leur fonction, leurs centres d’intérêt, leur situation géographique ou toute autre mesure utile. Le système de jumelage permet de s’assurer que les participants quittent l’événement en ligne après avoir établi au moins un contact significatif en direct, voire beaucoup plus.

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Paris, France
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Paris, France
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Tables à cocktails virtuelles

Dans la lignée de la salle virtuelle de l’happy hour, mais un peu plus structurée, se trouvent des outils qui comportent une table de discussion virtuelle, qui imite la socialisation qui a lieu lors de cocktails ou de réceptions en personne. Les participants ont une vue sur la salle de banquet virtuelle et choisissent une table à laquelle se joindre. Ils peuvent ensuite participer à une discussion vidéo en direct avec les autres personnes présentes à cette table. Les places peuvent être attribuées ou choisies librement.

Réseautage rapide

Vous vous inquiétez des sorties de réunion vidéo gênantes ou vous souhaitez que vos invités puissent rencontrer un plus grand nombre de personnes pendant votre événement ? Essayez un outil qui simule une réunion de réseautage rapide.

Certaines plateformes d’événements en ligne peuvent le faire en connectant de manière aléatoire deux participants à des chats vidéo en direct et en tête-à-tête pour qu’ils se parlent pendant une durée déterminée. À l’expiration de ce délai, les deux participants sont automatiquement connectés avec d’autres personnes. Cela laisse suffisamment de temps pour échanger des coordonnées, entamer un dialogue agréable et procéder à d’autres contacts.

Réunions vidéo individuelles

La plupart des applications et des plateformes d’événements en ligne peuvent faciliter la programmation de réunions vidéo en tête-à-tête pendant un événement. Les participants peuvent les programmer eux-mêmes et recevoir des suggestions correspondantes grâce à un algorithme basé sur leurs intérêts ou leurs domaines de travail. Cela permet d’organiser des réunions de réseautage plus ciblées et plus personnelles (sans que l’organisateur de l’événement ait à les planifier !).

Livraisons

En fonction des détails tels que le budget de votre événement, la date limite d’inscription et la répartition géographique de la participation, la livraison de matériel spécial à utiliser dans les salles de réseautage virtuel peut être un moyen mémorable et amusant d’attirer les participants. Il peut s’agir d’ingrédients pour les cocktails de l’événement, de documents à distribuer aux sponsors ou aux exposants, de jeux ou de matériel sur le thème de l’événement.

Conclusion

Il ne s’agit là que d’un petit échantillon des types de possibilités de mise en réseau virtuelle qui peuvent être intégrées à votre événement digital. Les cadres virtuels vous donnent l’occasion de mieux réfléchir au type de participants que vous réunissez et à la quantité de formats de réunion plus petits et adaptés que vous proposez.

Conseil supplémentaire : Profitez d’une possibilité supplémentaire de valorisation de la marque et créez un fond de chat vidéo personnalisé (ou plusieurs) pour les participants à l’événement en ligne, que vous pourrez utiliser au lieu de mettre en valeur leur environnement personnel.

Bon réseautage !